Dokumente und Wissen organisieren

Die Ausgangssituation im Unternehmen:

• Uneinheitliche Ablagestrukturen im Team
• Viele unterschiedliche Dokumentenformate
• zuviel 1:1 Kommunikation, anstelle von multilateraler Kommunikation
• Viele Inselsysteme ohne gegenseitige Integration (Datenbanken, Excel, ...)

Hieraus resultieren drei Kernprobleme:

1. Daten-Redundanz - Informationen liegen mehrfach redundant an unterschiedlichen Ablageorten im Unternehmen. Dies führt über die Zeit zu einem inkonsistenten Datenbestand: Dokumente enthalten unterschiedliche Informationen, da nicht alle Quellen gleichermaßen aktualisiert werden. Hieraus resultieren Doppelarbeit und Fehler.
2. Erhöhte Koordinationszeiten – Der Such- und Abstimmungsaufwand, um gewünschte Informationen zu erhalten ist zu hoch.
3. Fehlende Integration – Die unterschiedlichen Insellösungen erschweren eine effiziente Nutzung und erreichen nur eine geringe Durchdringung im Unternehmen aufgrund mangelnder Akzeptanz. Kurz: Der Verbreitungsgrad des Wissens ist beeinträchtigt. Hinzu kommt eine erhebliche Doppelarbeit bei Datenpflege und Administration der jeweiligen Systeme.

Projekt-Ziele:

1. Eine zentrale und integrierte Informationsplattform zu schaffen
   • Unterbindung von 1:1 Kommunikation (z.B. Via Mail-Anlage)
2. Informationen in strukturierte Form zu überführen
   • Hierarchie, Metadaten, Index
   • Automatische Versionsverwaltung über den Lebenszyklus von Inhalten
3. IT-Richtlinien für Inhalte umsetzen
   • Sicherheit, Sicherung und Compliance berücksichtigen
   • Flexibles Berechtigungssystem auf Gruppen/ Rollenbasis integrieren
4. Workflow-Einbindung
   • Dienste stellen geschäftsprozess-revelevante Informationen automatisch bereit
5. Veränderung der Kommunikationskultur
   • Von traditioneller „Top-Down“-Kommunikation hin zu „Bottom-Up“-Kommunikation

Nutzenpotentiale sind:

Kostensenkung durch:

• Vermeidung von Doppelarbeit und Fehlern
• Schnelle Verfügbarkeit der richtigen Inhalte
• Synergieeffekte durch Worflowintegration (Vermeidung von Medienbrüchen)

Zeitersparnis durch:

• Zentrale Recherchestelle (Kürzere Such- und Koordinationszeiten)

Qualitätssteigerung durch:

• Verbesserte Zusammenarbeit unterschiedlicher Teams
• Verbesserte Informationsqualität

Die kritischen Erfolgsfaktoren:Die i2solutions hat über die vergangenen Jahre einen Katalog mit über 20 kritischen Erfolgsfaktoren für die Implementierung und nachhaltige Nutzung von Enterprise Content Management Systemen erarbeitetet. Diese Erfolgsfaktoren beziehen sich auf organisatorische, technische und menschliche  Einflussfaktoren. Einen Auszug finden Sie hier: 

1. Heterogene Nutzergruppe berücksichtigen
   Das System sollte unterschiedliche Benutzergruppen anerkennen und gleichzeitig ein kontinuierliches Wachstum der Nutzung in jeder Gruppe stimulieren. So sollte beispielsweise Power-Usern (Autoren), Methoden zur Verfügung gestellt werden, welche ein sehr effizientes Arbeiten ermöglichen. Auf der anderen Seite sollten Gelegenheitsuser über eine äußerst einfache Intranet-Suchmaschine motiviert werden das System weitergehend zu nutzen (Stichwort: „Google für das Intranet“).
2. Integration in die Gesamt IT-Landschaft erreichen
   Integration über Dienste und Schnittstellen in Verbindung mit einer transparenten Mehrschichtarchitektur gewährleistet, dass…
   1. das System auch in zukünftigen Entwicklungsphasen modular wachsen kann
   2. Inhalte die außerhalb des Organisationssystems gespeichert sind, dennoch in diesem abrufbar sind (Stichwort: Eine zentrale Abfragestelle für Informationen)
      -> weitere Informationen - Das i2solutions SOA Modell
      
      
3. Wiederfindbarkeit ist keine nachträglicher Idee sondern der Kernpunkt
   Der nachhaltige Erfolg des Systems hängt stark von der intuitiven Auffindbarkeit von Inhalten ab (gerade wenn unterschiedliche Suchstrategien genutzt werden). Neben einer intuitiven Navigation ist hier eine mächtige Such- und Filterfunktionalität notwendig. Neue Suchtechnologien bieten  umfangreiche Möglichkeiten sehr große Datenbestände in Bruchteilen von Sekunden im Volltext zu durchsuchen. Unter Zuhilfenahme dieser Technologien sollten verschiedene „Findungs-Strategien“ erarbeitetet und getestet werden.
4. Relevanz und Aktualität der Inhalte gewährleisten
   Adäquate Selektierbarkeit von Inhalten zur Vermeidung eines „Information Overloads“, dies stellt Anforderungen an die Such- und Filterfunktionen, ebenso wie an die Klassifizierung von Inhalten.
   
   Datenfriedhöfe vermeiden - Trennung von relevanten/aktuellen und veralteten Informationen. Hier bedarf es einer permanenten Überwachung durch eine QA-Instanz.
5. Intuitive Bedienbarkeit gewährleisten - mangelnder Komfort & Übersichtlichkeit der Benutzeroberfläche
   Zu komplex oder technisch gestaltete Benutzeroberflächen schrecken Benutzer ab. Oftmals folgen Bedienabläufe der Logik des Entwicklers, anstelle der Geschäftsprozesslogik.  Ein benutzerzentriertes Design  stellt eine intuitive Bedienung sicher und ermöglicht die komfortable Einbindung von Inhalten und Prozessen in enger Absprache mit den jeweiligen Nutzern.
   
   Ziel sollte eine einfache, schnelle und flexible Nutzung ohne Hürden sein.

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